-* 1/ L’adhésion :
Pour toutes les demandes d’adhésion, une rencontre entre des membres du collège solidaire et le nouvel adhérent et une invitation à une soirée de distribution des produits permettront d’expliquer le fonctionnement de l’AMAP et permettront de faciliter l’intégration du nouvel adhérent.
Pour les membres actifs, l’adhésion individuelle annuelle est fixée à 10 € et permettra à l’association d’avoir un fond de caisse pour son fonctionnement. L’adhésion doit obligatoirement être payée par tous les membres actifs avant la signature d’un contrat d’engagement AMAP. La demande d’adhésion se fait avec le formulaire ci-joint en annexe 1.
-* 2/ Engagement :
Chaque membre de l’association :
– Doit lire et accepter la charte et le présent règlement de l’association
– Devient partenaire des paysans et signe un contrat définissant le prix et les quantités avec l’agriculteur qui lui garantit un achat de sa production.
– Communique en toute franchise ses remarques, ses questions ou ses insatisfactions
directement auprès du collège solidaire par l’intermédiaire de l’un de ses membres, pour que ce dernier puisse examiner collectivement si des explications ou des améliorations sont possibles.
– Partage ses idées et ses initiatives avec les producteurs et les autres partenaires afin d’améliorer le fonctionnement du projet.
– Doit assurer des permanences de distributions. Un calendrier de ces permanences sera établi par le responsable de distribution. Il est de sa responsabilité de trouver un remplaçant en cas d’absence.
– S’engage à retirer sa commande lors de la distribution hebdomadaire et signer une feuille d’émargement. En cas d’empêchement, l’adhérent désigne une personne pour retirer sa commande.
Aussi il est important d’assister au x Assemblées Générales ordinaire et annuelle.
-* 3/ Contrats producteurs :
Un adhérent sera le référent pour un producteur et sera responsable d’entretenir le lien avec ce dernier. Il est sera son interlocuteur privilégié. Il assurera la gestion des contrats d’engagement (AMAP) entre les adhérents et le producteur.
L’adhérent ayant souscrit un ou des contrats :
– S’engage à prépayer ses commandes au producteur choisi en remettant des chèques en amont. Le contrat définira les échéances d’encaissement et le montant des chèques.
– Reconnaît que les intempéries, les ravageurs et les maladies font partie intégrante de l’agriculture et peuvent nuire à la récolte. Il accepte d’assumer ses risques à partir du moment où il est informé de ces risques et de leurs causes par le producteur, tout en sachant toutefois qu’il recevra sa juste part de la récolte de la saison. Toutefois, si le producteur est empêché de livrer, le collège solidaire conviendra avec lui d’un moyen de remédier au problème et des formes que prendra la solidarité du groupe.
L’adhérent peut également prédéfinir en début de contrat, des semaines d’absence qui lui seront déduites.
Le producteur assurera la livraison et chaîne du froid si nécessaire pour ces produits jusqu’au point de distribution.
-* 4/ Démission de contrat « panier » en cours de saison
Lorsqu’un adhérent ne souhaite plus prendre ses commandes pour motif grave et justifié, il est convenu :
– Qu’il devra envoyer une lettre au siège social de l’association avec le ou les motifs de sa demande de démission du ou des contrats.
– Que les membres administratifs étudieront la validité du ou des motifs en association avec les producteurs et rendra un avis définitif. Il étudiera les demandes de remboursement.
– Qu’un préavis d’un mois sera obligatoirement respecté.
– Que le paiement de la part de production jusqu’à la fin de la saison restera acquis au producteur, sauf accord amiable. Charge à l’adhérent de trouver un arrangement avec un autre adhérent ou un nouvel adhérent (sauf cas de force majeure ou existence d’une liste d’attente).
– Que si le collège solidaire n’accepte pas pour insuffisance de motif la démission du ou des contrats, le ou les contrats continuera(ont) sa (leur) validité jusqu’à la fin de la saison programmée, et les chèques correspondants seront transmis au(x) producteur(s).
-* 5/ Gestion de l’association : Le collège solidaire
Composition :
L’association est dirigée par un collège solidaire comprenant au moins 6 membres et 12 maximum.
Ce nombre peut être modifié par décision de l’assemblé générale annuelle. Ils sont élus pour une durée de un an (1 an) par l’assemblée générale et sont rééligibles. La mixité homme/femme est nécessaire, la parité recherchée.
Organisation du collège solidaire :
Les membres du collège solidaire choisissent en leur sein, chaque année, au scrutin secret(si demande de 1/3 des votants), des membres administratifs ayant des tâches précises :
– Un(e) coprésident(e) ayant la fonction de président(e) : Il coordonne le fonctionnement de l’association et en est le représentant privilégié. Le président a pouvoir de signature au nom de l’association.
– Un(e) coprésident(e) ayant la fonction de secrétaire : Il s’assure que les décisions et réunions soient notées par écrit et archivées. Il rédige les comptes rendus des réunions et procède à l’envoi des convocations. Il effectue les démarches auprès de la préfecture (changement de bureau, changement de statuts), il tient à jour la liste des adhérents. Il tient à jour les archives de l’association (textes officiels,...).
– Un(e) coprésident( e)e ayant la fonction de trésorier : Il tient les comptes de l’association à jour. Il est chargé de collecter les chèques des nouveaux adhérents. Il est également chargé de collecter les cotisations des adhérents. Enfin, le trésorier doit être en mesure de présenter le bilan financier de l’association lors de l’assemblée générale annuelle;
– Un(e) coprésident(e) ayant la fonction de coordination des distributions : Il veille au
bon déroulement des distributions en organisant un roulement, d’au moins 1 adhérent différent à chaque distribution (voir deux). Ces derniers aident le(s) producteur(s) à décharger la camionnette et à disposer les denrées, affichent la composition du panier, accueillent les participants et tient à jour une feuille d’émargement. Le responsable de distribution tient à jour le planning des distributions, en s’assurant que chaque adhérent assure au moins une fois la distribution au cours de la saison. Il effectue également les rappels nécessaires pour s’assurer de leur présence.
D’autres fonctions sont susceptibles d’être créées par le collège solidaire si nécessaire.
Missions du collège solidaire :
– le suivi du fonctionnement démocratique
– l’assurance que les actions menées soient bien conforment au projet de l’association
– l’assurance que les consom’acteurs adhérent à l’association
– la coordination entre adhérents et producteurs
– la gestion et la distribution
– l’animation, l’information, la communication, les relations, la promotion et le développement de l’association
– la gestion comptable et financière
– la fixation du montant de la cotisation à l’association
– la contractualisation d’une assurance pour toutes activités hors distribution
Réunion du collège solidaire / assemblée générale ordinaire :
Le collège solidaire se réunit autant de fois que nécessaire. Les décisions sont prises à la majorité simple des suffrages exprimés des membres présents. Le vote par procuration est autorisé. Les réunions font l’objet d’un compte rendu qui est transcrit sur le registre ordinaire de l’association. Ces comptes rendus seront accessibles à tout adhérent ou au mieux transmis par e mail.
L’ensemble des membres actifs de l’association peut être invité par le collège solidaire à ces réunions (assemblée générale ordinaire) et participer au vote des décisions.
Les membres du collège solidaire et les membres actifs sont convoqués par courrier ou courriel, 15 jours au moins avant la date fixée de la réunion.
Les membres administratifs du collège solidaire composent le bureau élargi.
Toutefois les décisions courantes peuvent être prise par un bureau composé des membres administratifs (président, trésorier et secrétaire, responsable de distribution et communication). Les décisions sont prises de façon collégiale par avis des membres présents et des souhaits exprimés par les absents.
-* 6/ Soutien aux initiatives locales :
L’AMAP s’engage à :
– Soutenir les acteurs locaux et commerces de proximité oeuvrant pour le maintien de
l’agriculture paysanne et la distribution produits sains et équitables comme la Petite Epicerie du Vanneau.
– Promouvoir les initiatives locales oeuvrant pour le maintien d’une agriculture paysanne, le respect de l’environnement, les actions sociales et culturelles.
-* 7/ La distribution :
Le responsable de la coordination de la distribution s’assure de la présence d’un adhérent à tour de rôle lors de la permanence.
L’adhérent de service le jour de la distribution s’assure de :
– La mise en place des produits avec le(s) producteur(s)
– L’affichage de la composition des paniers et d’informations sur les produits livrés
– L’émargement
– La distribution de documents (lettres, infos diverses, recettes…)
– La récupération effective de toutes les commandes (en particulier tout panier non récupéré par l’adhérent ou par quelqu’un qu’il aura désigné).
– La restitution éventuelle des emballages réutilisables par les producteurs.
– Faire remonter les questions, propositions ou bilan au responsable de distribution.
– Du rangement et du nettoyage du lieu de distribution.
Il est conseillé de prévoir un sac isotherme pour récupérer les produits frais.
Il est important qu’il n’y ait pas d’échanges d’argent sur le lieu de distribution hors commandes définis par les contrats avec les producteurs. La vente au déballage dans le cadre de l’association n’est pas souhaitable si ses produits ou assimilé sont vendus par La Petite Epicerie du Vanneau.
Le Lieu et les horaires des distributions seront des définis à l’avance.
Dans le cas par exemple des producteurs de viande, le paiement se fera à la livraison ( par chèque de préférence) après avoir pesé et évalué précisément le prix de la commande.
-* 9/ Gestion comptable et financière
Les adhérents s’engagent financièrement sur une saison en fonction des produits ( environ 6 mois selon le producteur). Si le contrat le défini ils effectuent au nom de chaque producteur un prépaiement des commandes qu’ils auront réservées.. L’objectif est de permettre au(x) producteur(s) d’organiser sa saison de production et de disposer d’un fond de roulement pour soutenir leur activité ou d’une trésorerie suffisante pour réaliser ses investissements ou s‘acquitter de certaines dépenses. Les paiements sont réalisés en une, trois ou six fois à des échéances fixées par les référents des producteurs et le contrat. Toutefois, des modalités de règlement spécifiques peuvent être définies pour des personnes connaissant des difficultés de paiement.
La gestion est assurée par :
Le trésorier de l’association qui a pour mission les tâches suivantes :
– collecter les chèques d’adhésion à l’association pour le versement sur un compte au nom de l’association et gérer la trésorerie de l’association : cahier de comptabilité (recettes, dépenses), bilan, budget prévisionnel ;
– rendre compte au collège solidaire de l’état des finances
– émettre un avis sur des activités ayant des répercussions financières.
– remettre les chèques aux producteurs selon les modalités établies.
Le référent du producteur :
– Par production, la collecte des chèques individuels des adhérents intéressés, correspondant au contrat d’engagement pour cette production et établis au nom du producteur ou de son entreprise, au début de chaque saison.
